Кадровый учет и управление персоналом — подводные камни автоматизации
17 сентября, 2019
После выбора системы и поставщика услуг внедрения начинается этап обследования бизнес-процессов по управлению персоналом и расчету заработной платы, действующих в компании, а также определение объемов проектных работ. Первое, что консультант (интегратор) делает на любом проекте, — выясняет, какие работы выполняют будущие пользователи системы, что можно будет автоматизировать, какие функции эффективнее перераспределить между сотрудниками. Внешние эксперты вместе со специалистами заказчика продумывают, насколько правомерны и целесообразны те или иные технологии учета, что нужно изменить, а что необходимо оставить. Это позволяет предложить заказчику эффективный план внедрения информационной системы, определить функциональные области охвата проекта.
Полученные на этапе обследования данные часто ложатся в основу переговоров по цене, срокам проекта и условиям договора. Исходя из нашего опыта оптимальным можно считать договор с фиксированной ценой и утвержденным планом-графиком работ.
Определенная в ходе предварительного обследования функциональность системы закрепляется в специальном документе — техническом задании. Задание формируют консультанты при тесном взаимодействии с экспертами заказчика, проверяющими, соответствует ли этот документ их задачам. При этом выясняется, все ли потребности компании учтены, достаточно ли конкретизированы требования. Для специалистов компании-заказчика это большая и ответственная работа, и от ее результатов во многом зависит успех проекта. Создающаяся система — это плод совместной работы как консультантов, так и пользователей.
После работы над техническим заданием наступает этап разработки проектного решения. Зачастую на этом этапе консультанты и специалисты заказчика ведут наиболее долгие обсуждения и решают самые принципиальные вопросы. Каждый пункт решения прорабатывается и уточняется по несколько раз. Кроме этого интегратор тесно работает и с производителем программного решения — определяется наилучший способ реализации требуемого функционала, инструменты системы адаптируются под требования клиентов, иногда отдельные разработки включаются производителями в функционал будущих стандартных конфигураций.
Примером тесного взаимодействия с производителем является реализация проекта в компании M-I SWACO. Так, на момент начала работ фирмой «1С» была выпущена пробная тестовая версия новой редакции программы «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». В ней был сильно изменен функционал и появились возможности, которые и были необходимы заказчику. Специалисты компании «Микротест» создали систему на базе новой тестовой версии, хотя понимали, что это влечет неизбежное увеличение объема работ. К тому же было бы проще и безопаснее автоматизировать компанию на старой проверенной версии. Но не более чем через полгода после завершения проекта заказчику неизбежно пришлось бы переходить на новую редакцию. Перенос функционала, разработанного под потребности компании, обучение специалистов потребовало бы новых финансовых затрат и затрат рабочего времени. Исходя из этого, было принято использовать тестовую версию программы.
Следует отметить, что фирма «1С» очень оперативно реагировала и вносила исправления обнаруженных ошибок. Обновления типовой конфигурации выходили каждую неделю. Многие технологические решения специалистов «Микротест» и M-I SWACO были приняты компанией «1С» и вошли в стандартную поставку «1С:Зарплата и Управление персоналом 8».
После разработки и внедрения проектного решения следует период опытной эксплуатации. Он занимает все первые месяцы работы пользователей в системе. В это время консультанты помогают в освоении решения, показывают наиболее эффективные технологии работы, оперативно дорабатывают функционал системы. По завершении этого этапа происходит сдача системы в промышленную эксплуатацию.
Реализация проекта
Успех в реализации проекта определяет, главным образом, квалификация проектной команды. Руководитель и рядовые участники проекта со стороны поставщика услуг должны хорошо ориентироваться не только в тонкостях конфигурации выбранных программных продуктов, но и в вопросах кадрового учета, трудового и налогового законодательства. Это позволит им говорить с заказчиком «на одном языке», обсуждать пути реализации автоматизации кадровых процедур инструментами конкретных систем и то, как это повлияет на другие операции. Консалтинговая компания или интегратор должна вовремя и в достаточном количестве предоставлять квалифицированный персонал на всех этапах проекта, будь то внедрение в головном офисе, тиражирование в дочерних компаниях или разработка механизмов формирования годовой отчетности.
Важной составляющей успеха построения таких масштабных и специфических систем, как учет кадров и расчет заработной платы является выделение заказчиком в проектную команду своих специалистов. Дополнительные ресурсы призваны передать разработчикам системы алгоритмы принятых в компании кадровых процедур и порядок внутренней обработки данных. Кроме этого специалисты заказчика смогут корректно провести «чистку» исходных данных и ввод в новую систему недостающих сведений.
Любая компания может успешно работать на основе формально утвержденных процедур и без компьютерной системы, но компания без процедур, пусть даже с самой современной системой, работать не сможет. Поэтому процедуры, действующие в компании, должны формировать основу для работы системы. Важно описать их предварительно, до разработки технического задания. Это позволит избежать большого объема доработок и соответственно дополнительных затрат, а также не нарушить установленный в компании порядок. В случае внедрения решения в M-I SWACO все процедуры были уже внедрены, и в дальнейшем надо было придерживаться проектного управления, предложенного поставщиком услуг.
В ходе проекта очень важно заранее предусмотреть последующее сопровождение системы и гарантийные обязательства. По нашему опыту ориентировочная стоимость сопровождения и доработок (не предусмотренных исходным техническим заданием) составила дополнительно около 30% в течение следующего полугода.
Для крупных корпоративных заказчиков (особенно являющихся частью глобальных мировых компаний) важно соблюдать корпоративные требования в части предоставления установленной отчетности. Зачастую до внедрения систем автоматизации большая часть отчетности формируется «вручную» и консолидируется со всех локаций. Поэтому в техническом задании необходимо уделить особое внимание возможностям автоматизированного формирования данных по всему персоналу в России, передачи информации в автоматизированные системы головного офиса, ежемесячной корпоративной отчетности, обмену данными с бухгалтерскими системами центрального офиса (SUN System, Oracle).
Необходимо помнить о необходимости ввода данных в систему на двух языках — русском и английском. Соответственно одним из специфических требований может стать необходимость формирования печатных форм унифицированных приказов на двух языках. А для распределенных компаний важно не забыть про «северные» отделения, работники которых имеют дополнительные льготы по установлению районного коэффициента, процентной надбавки за стаж работы на севере и дополнительный отпуск.
Один из главных уроков рассматриваемого проекта — это оптимальное время перехода с одной системы на другую. Систему обязательно нужно вводить с начала календарного года и годовую отчетность за предыдущий период сдавать старым способом. В противном случае могут возникнуть проблемы с перерасчетом, когда результаты в новой и старой системах не будут совпадать.
Переход на новую систему и перенос данных является наиболее сложным моментом в ходе всего проекта. В частности, при построении системы кадрового учета в компании M-I SWACO необходимо было переносить данные из четырех баз «1С:Зарплата и Кадры 7.7» в одну базу «1С:Зарплата и Управление персоналом 8». Конфигурация в старой системе, которая использовалась в M-I SWACO, была
сильно изменена, поэтому необходимо было не только объединить базы, но и скорректировать данные документов. Для этого был сделан целый комплекс программ, корректирующих, проверяющих и загружающих данные. Но не все можно было сделать автоматически. Много работы пришлось проделать пользователям вручную. Тем не менее проектная команда заранее предусмотрела увеличение объема работы, неизбежное в ходе проекта по внедрению новой системы, и для решения этих задач были выделены дополнительные человеческие ресурсы.
Поскольку в процессе внедрения и последующего сопровождения участвуют специалисты из разных подразделений (служба информационных технологий, служба персонала, бухгалтерия), нужно заранее разработать не только формальные процедуры обмена информацией (статус-отчеты, заявки на сопровождение и т.п.), но и научить людей ими пользоваться. Разные департаменты «играют на одном поле», и действия одних влияют на работу других. Прежде всего речь идет о взаимодействии между службой персонала и бухгалтерией, когда любые операции необходимо согласовывать не только внутри департамента, но и с «соседями». Например, отзыв из отпуска или больничный во время отпуска. Эти события можно зарегистрировать в системе разными способами, что для кадровой службы не является принципиальными различиями, но при расчете зарплаты эти ситуации сложны. Необходимо совместно с бухгалтерией выбирать метод регистрации и оплаты в сложных случаях. Такое взаимодействие является залогом успеха по внедрению системы и идет на пользу реализации проекта.
На сайтi жд білети купити дуже зручно.
При использовании материалов гиперссылка www.fingud.ru обязательна.